Інформація про організаційну структуру фіксується в установчих документах розпорядників, наприклад, положеннях, статутах тощо (стаття 64 Господарського кодексу України). Державний класифікатор управлінської документації визначає форму документа для затвердження структури і штатної чисельності (коди 0202016, 0202017, 0202018, 0202019). Форма містить таблицю з трьох колонок: № з/п; Найменування структурного підрозділу та посад (професій); кількість штатних одиниць. Відповідальним за підготовку документа є підрозділ або посадова особа, на які покладені обов’язки кадрового забезпечення. Структура і штатна чисельність затверджується керівником.