Структура набору даних  Інформація про систему обліку, види інформації, яка зберігається розпорядником;;
;;
Найменування графи (стовпця);Опис даних;Формат даних
Номер облікової картки;числовий;порядковий номер картки
Назва документа;текстовий;короткий зміст документа
Номер документа;числовий;реєстраційний номер документа
Дата створення документа;числовий;дата документа
Дата надходження документа;числовий;дата документа
Джерело інформації;текстовий;автор, назва установи,організації тощо
Передбачена законодавством підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;числовий та текстовий;зазначаються статті законодавства та їх назва
Строк обмеження доступу до інформації;числовий;зазначається дата (період обмеження)
Галузь;текстовий;тематика документа (податкова,митна,тощо)
Ключові слова;текстовий;стислий вислів слів, за допомогою якого здійснюється пошук документів
тип носія;текстовий;зазначається тип носія (паперовий носі, електронний носій, тощо)
вид документа;текстовий;нормативні акти
проекти рішень;текстовий;накази, розпорядження, тощо
форма зберігання документа;текстовий;паперовий документ, електронний документ
місце зберігання документа;текстовий;структурний підрозділ, де зберігається документ
інформація щодо змін;текстовий;виправлення неточності, внесення змін